Wistleblowing

Il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 “Attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni nazionali”, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 63 del 15 marzo 2023, raccoglie in un unico testo normativo l’intera disciplina dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti sia del settore pubblico che del settore privato.

MBN NANOMATERIALIA SRL, in applicazione delle disposizioni di cui sopra, ha adottato un’apposita procedura per la segnalazione di illeciti e la tutela del segnalante.

La procedura, che è stata resa disponibile ai lavoratori subordinati di MBN NANOMATERIALIA SRL, è rivolta anche a coloro che intrattengono con la società rapporti di prestazione di servizi, di realizzazione di opere, di fornitura di beni, di agenzia, di rappresentanza commerciale, di consulenza e di collaborazione in generale

Essa consente di effettuare segnalazioni aventi ad oggetto violazioni di disposizioni normative nazionali e violazioni di disposizioni UE che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di MBN NANOMATERIALIA SRL; contiene:

l’indicazione dettagliata dell’oggetto delle segnalazioni;
il procedimento da seguire per effettuare le segnalazioni;
le misure per la protezione della riservatezza e la tutela dei segnalanti;
l’informativa privacy per il trattamento dei dati personali.

Ringraziando per la Vostra collaborazione, che ci permette di garantire che la nostra società continui ad essere gestita in modo efficiente e responsabile, nel rispetto degli interessi di tutti gli stakeholder, compresi gli azionisti, i dipendenti, i clienti, i fornitori e la comunità, Vi invitiamo a prendere visione della procedura allegata.

SEGNALAZIONE

Il Segnalante potrà:

utilizzare la casella di posta elettronica dell’Organismo di Vigilanza (OdV): odv.mbnnm@gmail.com: al fine di garantire la riservatezza del Segnalante, è stato prescelto un indirizzo di posta elettronica terzo ed esterno alla Società, che non sia accessibile al personale della Società, ma unicamente all’Organismo di Vigilanza;
utilizzare il seguente indirizzo postale: Organismo di Vigilanza della Società Mbn Nanomaterialia srl, Via G. Bortolan 42, 31050, Vascon di Carbonera (TV), annotando sulla busta la dicitura “riservata personale”; la comunicazione pervenuta mediante questo canale sarà così consegnata, in via riservata, all’Organismo di Vigilanza;
contattare l’Organismo di Vigilanza al numero 0415412700 per concordare un appuntamento telefonico, in videoconferenza o in presenza, al fine di riferire oralmente l’oggetto della segnalazione; con il consenso dell’interessato è possibile che venga utilizzato un dispositivo per la registrazione del colloquio.

All’OdV devono essere trasmessi, per le valutazioni di sua competenza, l’eventuale documentazione sui fatti segnalati e gli esiti degli accertamenti eventualmente già svolti in merito.

La Società si riserva di prendere in considerazione le segnalazioni anonime, ove queste siano tali da far emergere fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato, circostanziato e relazionato a contesti determinati (es.: indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.). Diversamente, le segnalazioni anonime non vengono prese in considerazione.

La segnalazione, oltre ad essere tempestiva, deve rivestire il grado di completezza più ampio possibile e contenere, preferibilmente, i seguenti elementi:

generalità del soggetto che effettua la segnalazione;
una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi gli illeciti;
se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
l’eventuale indicazione di altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
l’eventuale indicazione di documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Di seguito si riporta l’informativa, resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati personali (GDPR), tramite la quale il Titolare del Trattamento dei Dati Mbn Nanomaterialia spa informa gli interessati destinatari della presente procedura (nello specifico le persone Segnalanti e le persone coinvolte nella Segnalazione) su come vengono raccolti, utilizzati, condivisi e conservati i dati personali durante la gestione di una segnalazione di “violazioni”, ovvero comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, così come definite dall’art. 2, comma 1, lett. a) del Dlgs 24/2023.

Tipologia di dati trattati

I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:

dati personali comuni quali ad esempio, nome, cognome, e-mail, etc.
altre tipologie di dati: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

Finalità del trattamento

I dati personali saranno trattati al solo fine di:

valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
fornire riscontri alla persona segnalante relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione;
dare seguito a richieste da parte dell’autorità amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, dei soggetti pubblici nel rispetto delle formalità di legge.

Basi giuridiche del trattamento

Le basi giuridiche del trattamento dei dati sono:

la necessità di adempiere a un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare (Art. 6, comma 1, lett. c) GDPR), con riferimento alle previsioni contenute:

nel Dlgs 24/2023 (Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali);
nel Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”).

il consenso del Segnalante (Art. 6, comma 1, lett. a) GDPR):

quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto venga documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale;
nel caso in cui l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, vengano rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati.

Riservatezza e tutela del Segnalante e delle persone coinvolte

Il Titolare del trattamento ha attivato, ai sensi dell’art. 4 del D.Lgs. 24/2023 propri canali di segnalazione che garantiscano la riservatezza dell’identità della persona segnalante, delle persone coinvolte e delle persone comunque menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Le segnalazioni non saranno utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

L’identità della persona segnalante e delle persone coinvolte e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tali identità non possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati.

Modalità del trattamento

L’Organismo di Vigilanza, designato dal Titolare del Trattamento quale “Responsabile del Trattamento” ai sensi dell’art. 28 del GDPR, potrà trattare i dati in formato elettronico o cartaceo con accorgimenti che garantiscono la riservatezza dell’identità della persona segnalante, delle persone coinvolte e delle persone comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Conservazione dei dati

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

Condivisione dei dati

Per il perseguimento delle finalità di cui alla presente Informativa, i dati personali potranno essere conosciuti da persone competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del GDPR, nonché da eventuali Fornitori designati Responsabili del trattamento ex art. 28 del GDPR.

Questi ultimi saranno appositamente individuati dal Titolare che provvederà altresì a fornire apposite istruzioni sulle modalità e finalità del trattamento e ad assicurare che siano soggetti ad adeguati obblighi di riservatezza e confidenzialità.

I soggetti di cui sopra potranno coinvolgere anche soggetti terzi al solo fine di valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate. Tale condivisione, se necessaria, avrà luogo nel rispetto dei principi di minimizzazione e proporzionalità, oltre che, laddove compatibile con le finalità della condivisione, del principio di riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione

Più in generale, i dati potranno essere comunicati ai soggetti cui la comunicazione debba essere effettuata in adempimento di un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa europea, ovvero per adempiere a un ordine dell’Autorità Giudiziaria.

Non è prevista la diffusione dei dati, se non in forma anonima ed aggregata, e unicamente per finalità statistiche o di ricerca.

Trasferimento dei dati verso Paesi Terzi

Non è previsto il trasferimento dei dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).

Nel caso in cui ciò risultasse necessario per perseguire le finalità dei trattamenti descritti nella presente Informativa, la nostra Organizzazione garantisce che tutti gli eventuali trasferimenti dei dati al di fuori dello SEE avverranno in modo tale da garantire la piena tutela dei diritti e delle libertà degli stessi. Ove, con riguardo al Paese terzo destinatario non siano state emanate decisioni di adeguatezza dalla Commissione Europea, i trasferimenti dei dati verranno effettuati adottando le garanzie previste dagli articoli 46 e seguenti del GDPR tra cui le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea, ed una ponderata valutazione della legislazione dell’eventuale paese terzo di destinazione.

Diritti dell’Interessato e dati di contatto

L’Interessato può esercitare i diritti di cui agli articoli 15 e ss. del GDPR e, precisamente, i diritti di:

ottenere, in qualunque momento, la conferma dell’esistenza o meno del trattamento dei medesimi dati e ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni riguardanti il trattamento;
chiedere la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
chiedere, nei casi indicati dal GDPR, fatta salva la speciale disciplina prevista per alcuni trattamenti, la cancellazione o la limitazione dei dati, decorsi i previsti termini di conservazione;
chiedere la portabilità dei dati in conformità a quanto previsto dal GDPR e dalla normativa nazionale.

Titolare del trattamento è Mbn Nanomaterialia spa – Via G. Bortolan 42, 31050, Vascon Carbonera (TV) – info@mbn.it

Diritto di reclamo

Se l’Interessato reputa che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, ha il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del GDPR stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR).